La gestion de projet se définit comme l’ensemble de toutes les activités, méthodes et moyens d’organiser et de mener à bien un projet afin, notamment, d’atteindre des objectifs fixés en amont.
Au sein d’une entreprise, les acteurs qui réalisent le projet sont les collaborateurs ou une équipe dédiée à cette opération qui travaillent sous la responsabilité du chef de projet.
Les enjeux de la gestion de projet sont multiples :
- La polyvalence
- La qualité de tout document produit et fourni au cours du projet
- L’atteinte des objectifs
La gestion de projet se concentre également sur ce que l’on appelle les « 4P » :
- Plan, c’est la désignation de toutes les activités liées au projet mené
- Processus, cela correspond à la stratégie prédéterminée et mise en place pour la réalisation du projet
- Personnes, cela désigne l’association de différents profils au sein d’une équipe : selon leurs compétences, leurs attitudes et leurs domaines de prédilection
- Pouvoir, qui fait référence à tout ce qui concerne la hiérarchie ainsi qu’aux prises de décisions
Quelles sont les clés de la gestion de projet ?
En association avec les 4P, six étapes sont à prendre en compte lorsqu’un projet doit être réalisé.
1. Définition des objectifs du projet
Les objectifs à atteindre peuvent se baser sur différents aspects :
- La réponse à un besoin,
- Le respect d’un mode de fonctionnement au sein d’une organisation,
- Le respect des coûts et d’un budget,
Ou encore le respect des délais et des échéances.
L’onglet « Objectifs » de MySaleSoft vous donne la possibilité d’entrer toutes vos prévisions pour le projet à faire.
(Petit moyen mnémotechnique : utilisez la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel) lorsque vous définissez vos objectifs).
2. Définir la liste des tâches à réaliser
À l’aide du logiciel CRM de MySaleSoft, il est simple de noter toutes les tâches que vous avez à réaliser.
Vous pouvez notamment voir le statut et l’avancement de vos tâches en pourcentage. L’option « Tâches importantes » vous permet également de prioriser certaines tâches. Ainsi, votre espace de travail est bien optimisé.
3. Déterminer les livrables de votre projet
Qu’est-ce que vous souhaitez rendre comme projet final ? Une vidéo, un rapport écrit, un produit, un service, une étude ?
Prenez le temps de vous fixer des étapes bien précises telles que les dates d’échéances que devez respecter.
4. Commencer le projet
Au cours de votre projet, il est important de privilégier les réunions régulièrement (hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles, selon la complexité du projet mené).
Ces réunions vous permettront de voir l’avancement de chacun de vos collaborateurs mais également d’éviter les retards et les erreurs.
5. Anticiper
N’hésitez pas à lister toutes les contraintes qui peuvent survenir lors de l’exécution du projet. Notez les faiblesses et les menaces mais anticipez également des solutions à chaque problème, afin de ne pas créer d’embouteillage.
6. À la clôture du projet, faire un bilan
Réunissez votre équipe de projet afin d’évaluer les bons et les mauvais aspects : Quel a été leur ressenti ? Est-ce qu’ils auraient préféré travailler dans d’autres conditions ? Est-ce qu’ils estiment que le projet à été facile à réaliser ? Ou au contraire considèrent-ils que la démarche a parfois pu être moins simple à comprendre ?
Prenez le temps de savoir ce qui va et ce qui ne va pas car cela vous sera utile lors du prochain projet.
MySaleSoft vous propose son outil CRM, fait pour régler toutes les contraintes liées à la gestion de projet : vous pouvez centraliser tous vos objectifs ainsi que les tâches importantes à l’aide de l’agenda partagé.
En tant que chargé de projet, vous avez la possibilité d’assigner différentes tâches ainsi que des documents à vos collaborateurs (photos, schémas, vidéos, tableau Excel, etc.)